Como profissionalizar a comunicação da sua empresa sendo PMEs

Se você é dono de uma Pequena ou Média Empresa (PME), pode ser tentador usar seu e-mail pessoal para gerenciar todos os aspectos do seu negócio. Afinal, parece mais prático e rápido, não é? "Ah, a empresa não é grande, eu consigo usar um para as duas coisas." É com esse pensamento que a vida empresarial te dá um tapa na cara. Muitos empreendedores de PMEs acreditam que, por serem negócios de menor porte, os clientes não se importam com esses detalhes. Mas nós te dizemos: tem gente que liga sim!

Agora, imagine este cenário: você quer entrar em contato com uma pequena empresa de pré-moldados e o e-mail de contato é fulanodossantos@gmail.com, ou o WhatsApp é o pessoal do dono(a) e a foto de perfil é um cachorro. Isso transmite credibilidade para negociar com a empresa? Provavelmente não.

Os riscos de usar o e-mail pessoal em uma PME

Aqui estão alguns motivos pelos quais você deve evitar o uso do e-mail pessoal para sua empresa:

1. Falta de profissionalismo: Usar um e-mail pessoal pode passar uma imagem amadora para seus clientes e parceiros. Um e-mail corporativo, com o nome da sua empresa, transmite credibilidade e seriedade.

2. Risco de perder informações: Misturar mensagens pessoais com mensagens de negócios aumenta o risco de perder e-mails importantes ou esquecê-los. Isso pode resultar em problemas com clientes, fornecedores ou até oportunidades de negócio perdidas.

3. Segurança comprometida: E-mails pessoais tendem a ter menos proteção e segurança do que e-mails corporativos. Isso aumenta o risco de exposição a vírus e invasões de hackers, colocando em risco informações sigilosas da sua empresa.

4. Dificuldade em organizar: Conforme sua empresa cresce, o volume de e-mails também aumenta. Sem uma caixa de entrada dedicada, fica mais difícil organizar e priorizar as demandas, afetando a eficiência.

A simplicidade de criar um e-mail corporativo

Felizmente, criar um e-mail corporativo é mais simples do que parece. Plataformas como o Google Workspace e o Microsoft 365 oferecem soluções acessíveis para pequenas empresas. Com essas ferramentas, você pode ter um e-mail personalizado, como “contato@minhaempresa.com.br”, o que dá uma aparência profissional e ajuda a organizar melhor suas comunicações.

Além disso, essas plataformas oferecem outras ferramentas úteis para a gestão do seu negócio, como calendários compartilhados, armazenamento na nuvem e aplicativos de produtividade.

Por que usar o WhatsApp Business?

Assim como no caso dos e-mails, muitas PMEs ainda usam o WhatsApp pessoal para falar com clientes. Embora isso pareça prático, pode prejudicar a imagem do seu negócio e dificultar a gestão de atendimentos.

O WhatsApp Business é uma versão gratuita da plataforma criada especificamente para empresas e traz diversas vantagens, como:

1. Perfil comercial: Crie um perfil profissional com informações sobre a sua empresa, incluindo endereço, horário de funcionamento, site e e-mail. Isso transmite uma imagem mais séria e facilita para que os clientes conheçam seu negócio.

2. Catálogo de produtos e serviços: No WhatsApp Business, você pode criar um catálogo com seus produtos ou serviços, tornando o processo de venda mais rápido e simples. Além disso, isso evita a necessidade de ficar repetindo informações básicas para cada novo cliente.

3. Mensagens Automáticas: Configure mensagens automáticas para saudações ou respostas fora do horário de atendimento, garantindo que nenhum cliente fique sem resposta, mesmo quando você não estiver disponível.

4. Organização com etiquetas: Use etiquetas para categorizar seus contatos e mensagens (como “Novos Clientes”, “Orçamentos” ou “Pagamentos Pendentes”). Isso facilita muito a gestão e o acompanhamento de cada etapa do atendimento.

É possível ter o toque pessoal sem perder o profissionalismo?

Claro que sim! Usar essas ferramentas não significa que você vai perder o toque pessoal no atendimento ao cliente. Na verdade, separar seus contatos profissionais dos pessoais permite que você atenda cada cliente de forma mais organizada e eficiente.

Mesmo que você seja o único responsável por responder os e-mails e mensagens, ter essas plataformas dedicadas faz com que sua comunicação flua melhor e transmite mais confiança para quem procura sua empresa, e claro, sempre com o seu toque pessoal que gosta de ter!

Profissionalização é o primeiro passo para o crescimento!

Por mais que sua empresa seja pequena, é fundamental adotar boas práticas de comunicação desde o início. Usar e-mails e ferramentas de mensagem dedicados para seu negócio não só melhora a organização como também passa uma imagem de maior confiança e profissionalismo para seus clientes.

Portanto, dê esse passo simples rumo ao crescimento do seu negócio. Separe seu e-mail pessoal do profissional e adote o WhatsApp Business para gerenciar melhor os

atendimentos. Pequenas mudanças como essas podem fazer uma grande diferença na percepção do seu público e na eficiência do seu trabalho.